Verfahren zur Zertifizierung von Managementsystemen
1 Einleitung
Die Zertifizierungsstelle d‘accord® ist bei der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditiert und führt nach DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015 Zertifizierungen von Managementsystemen in folgenden Bereichen durch:
DIN EN ISO 9001:2015
Dabei wird folgendes Verfahren durchlaufen:
Nach einem Informationsgespräch über den Ablauf des Zertifizierungsverfahrens erhält eine interessierte Organisation ein Antragsformular, mit dem sie notwendige Angaben zur Erstellung eines Zertifizierungsangeboten bereitstellt.
Nach erfolgreicher Prüfung wird ein Angebot erstellt und dem Antragsteller zugestellt. Wird das Angebot akzeptiert, wird zwischen der d‘accord und dem Antragsteller ein Vertrag zur Durchführung des beantragten Zertifizierungsverfahrens geschlossen und Termine zur Durchführung des Zertifizierungsverfahrens abgestimmt
2 Erst-Zertifizierungsaudit
Das Erst-Zertifizierungsaudit wird in 2 Stufen durchgeführt.
2.1 Audit Stufe 1
Die Managementsystem-Unterlagen werden vom Auditleiter anhand bewertet und dokumentiert.
Weitere wichtige Aspekte des Audits sind:
Beurteilung des Standorts und Identifizierung von Prozessen, Kennzahlen und Zielen, Angaben zum Geltungsbereich, gesetzliche und behördliche Aspekte, Auditplanung für das Audit Stufe 2, internes Audit, Managementbewertungen.
Feststellungen sowie Hinweise zu festgestellten Schwachstellen, die während der nachfolgenden Stufe 2 des Zertifizierungsaudits als Nichtkonformität eingestuft werden könnten, sollen schon in Stufe 1 identifiziert werden.
Ist die Bereitschaft als gegeben bewertet worden und sind mögliche Nichtkonformitäten beseitigt, wird die Auditplanung für die Stufe 2 vorgenommen.
2.2 Audit Stufe 2
Im Audit Stufe 2 erfolgen eine Prüfung von betreffenden operationellen Bereiche und Gespräche mit den Mitarbeitern vor Ort.
Mit Beginn der Stufe 2 erhält der Auftraggeber einen mit ihm abgestimmten Auditplan und Benennung eines Auditorenteams. Im Rahmen des Audits im Unternehmen wird die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft. Basis ist die festgelegte Nachweisstufe der vereinbarten Managementsystem-Norm. Als Unterlage dafür dient das Auditprotokoll.
Aufgabe des Unternehmens beim Audit ist es, die praktische Anwendung seiner Verfahren seines Managements zu demonstrieren. In Begleitung des Management-Beauftragten (Beauftragten der obersten Leitung (BOL) der Organisation oder seines Stellvertreters führen die Auditoren in den festgelegten Organisationseinheiten das Audit durch. Am Ende des Audits werden die Auditfeststellungen werden mit dem Auftraggeber besprochen. Das Auditergebnis und ggf. vorhandene Abweichungen/Nichtkonformitäten werden in einem Auditbericht dokumentiert.
Die Planung von erforderlichen Korrekturmaßnahmen wird mit dem Auftraggeber besprochen und terminiert.
Die Erteilung des Zertifikates erfolgt mit der positiven Prüfung des Zertifizierungsverfahrens durch die Zertifizierungsstellenleitung der d‘accord.
3 Überwachungsaudit
In einem Zertifizierungszyklus von 3 Jahren werden 2 Überwachungsaudits durchgeführt, wobei das erste Überwachungsaudit spätestens 12 Monate nach dem Zertifizierungsaudit vor Ort durchgeführt werden muss. Vor dem Überwachungsaudit werden die Unternehmensdaten aktualisiert, um Änderungen, die signifikanten Einfluss auf das Betätigungsfeld oder die Arbeitsweise des Auftraggebers haben, zu berücksichtigen.
Die Terminierung des Überwachungsaudit wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und ein Auditplan erstellt. Jede Überwachung muss umfassen:
interne Audits und Managementbewertung;
eine Bewertung der ergriffenen Maßnahmen zu Nichtkonformitäten, die während des vorhergehenden Audits festgestellt wurden;
Umgang mit Beschwerden,
Wirksamkeit des Managementsystems im Hinblick auf das Erreichen der Ziele des zertifizierten Kunden und der beabsichtigten Ergebnisse der entsprechenden Management-systeme;
Fortschritt bei geplanten Tätigkeiten, die auf eine ständige Verbesserung zielen;
anhaltende operative Lenkung;
Bewertung von Änderungen und
Nutzung von Zeichen und/oder andere Verweise auf die Zertifizierung;
Die Erstellung eines Auditberichtes und der Umgang mit Feststellungen erfolgt wie beim Audit Stufe 2.
4 Re-Zertifizierungsaudit
Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ist rechtzeitig ein Re-Zertifizierungsaudit zur Verlängerung des Zertifikates für weitere drei Jahre in der Organisation durchzuführen. Nimmt die Organisation ein Angebot der d‘accord -Zertifizierungsstelle zum Verlängerung der Zertifizierung an, so wird die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems überprüft und Änderungen des Managementsystems werden vorab vom Auftraggeber schriftlich mit den entsprechenden Unterlagen eingereicht. Das Re-Zertifizierungsaudit berücksichtigt auch die Leistungsfähigkeit des Managementsystems über den Zeitraum der Zertifizierung und beinhaltet eine Überprüfung früherer Auditberichte zu Überwachungsaudits sowie der von den Nutzern der Zertifizierung erhaltenen Beschwerden.
Es beinhaltet Folgendes:
die Wirksamkeit des Managementsystems in seiner Gesamtheit angesichts interner oder externer Änderungen und seine fortgesetzte Bedeutung und Anwendbarkeit im Geltungsbereich der Zertifizierung;
die dargelegte Verpflichtung zur Aufrechterhaltung der Wirksamkeit und Verbesserung des Managementsystems, um die gesamte Leistungsfähigkeit zu steigern;
ob das Betreiben des zertifizierten Managementsystems zum Erreichen von Politik und Zielstellungen der Organisation beiträgt;
Spätestens 6 Wochen vor dem Termin des Verlängerungsaudits ist die aktuelle Dokumentation zuzustellen. Die d‘accord wird eine Bewertung der Dokumentation in Vorbereitung des Audits durchführen. Der Ablauf der Rezertifizierung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung erfolgt analog dem Vorgehen der Erstzertifizierung. Nach einem positiv abgeschlossenen Verlängerungsaudit wird das Zertifikat neu ausgestellt und in der Gültigkeit um 3 Jahre verlängert.
5 Erweiterungsaudits
Bei Erweiterung des Geltungsbereiches eines bereits erteilten Zertifikates (z. B. aufgrund neuer Aktivitäten/ Dienstleistungen etc.) kann ein Erweiterungsaudit erforderlich sein. Ob ein solches Erweiterungsaudit erforderlich ist, wird durch die d‘accord GmbH anhand der Angaben der Organisation ermittelt Die Erweiterung kann zusammen mit einem Überwachungsaudit durchgeführt werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Erweiterung in einem separaten Audit zu überprüfen.
6 Kurzfristige Audits
Aufgrund von anderen Forderungen der Standards bzw. durch die Akkreditierung, aber auch aus besonderem Anlass aufgrund anderer Notwendigkeiten (insbesondere Beschwerden über das Managementsystem, für die Zertifizierung bedeutsame Änderungen, Wiedereinsetzung von suspendierten Zertifikaten, etc.) können kurzfristig angesetzte Audits erforderlich werden. Kurzfristige Audits richten sich, soweit diese Audits nicht aus besonderem Anlass durchgeführt werden müssen, nach den Anforderungen des jeweiligen Standards bzw. der Akkreditierung. Wenn kurzfristige Audits aus besonderem Anlass durchgeführt werden, findet grundsätzlich die in diesem Dokument genannte Vorgehensweise Anwendung, die auf die individuelle Situation abgestimmt wird.
Es ist in der Verantwortlichkeit der Organisation, solche kurzfristigen Audits zu ermöglichen. Werden kurzfristige Audits nicht ermöglicht, kann die d’accord GmbH die Zertifizierung suspendieren bzw. den Einzug des Zertifikates einleiten.
7 Zertifikatserteilung und –überwachung
Die Erteilung des Zertifikates erfolgt mit der positiven Prüfung des Zertifizierungserfahrens durch die Zertifizierstellenleitung der d‘accord. Das Zertifizierungsdatum, das auf einem Zertifizierungsdokument angegebene wird, liegt nicht vor dem Datum der Zertifizierungsentscheidung.
7.1 Nutzungsrecht des Zertifizierungszeichens
d‘accord GmbH ist Inhaber des Warenzeichens d’accord (nachfolgend „d‘accord-Zeichen“ genannt). Die Genehmigung zur Nutzung des d‘accord-Zeichens wird ausschließlich von der d‘accord GmbH erteilt und gilt nur für den zertifizierten Betrieb des Kunden.
Die Genehmigung zur Nutzung sowie die Darstellung des Genehmigungs-bereiches erfolgt schriftlich.
Das d‘accord-Zeichen darf nicht verändert werden. Bei Benutzung muss es deutlich sichtbar und lesbar sein. Das d‘accord-Zeichen darf nicht irreführend zu Zwecken der Werbung verwendet werden
7.2 Aussetzung des Zertifikates
Im Falle eines Verstoßes gegen die hier vorliegenden Zertifizierungsregeln bzw. dem Zertifizierungsvertrag durch die Organisation, kann das Zertifikat nach gründlicher Prüfung der Schwere des Verstoßes (z.B. bei einer nicht fristgerechten Korrektur einer Nichtkonformität) für eine von der d‘accord festzusetzende Zeit ausgesetzt/verweigert werden, z.B. wenn
das zertifizierte Managementsystem die Zertifizierungsanforderungen – einschließlich der Anforderungen an die Wirksamkeit – dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt;
der zertifizierte Auftraggeber die notwendige Durchführung der Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits, die in der erforderlichen Häufigkeit durchzuführen sind, nicht gestattet;
wenn der Auftraggeber freiwillig um eine Aussetzung gebeten hat.
Die Aussetzung wird von der d’accord GmbH schriftlich erklärt. Die Organisation/Kunde kann gegen eine Aussetzung des Zertifikates Beschwerde einlegen.
Die Aussetzung ist ein temporärer Status, der nur mit der Wiedereinsetzung des Zertifikates oder Zertifikatsentzug enden kann. Die d‘accord GmbH wird die Aussetzung des Zertifikates aufheben, nachdem die beanstandeten Verstöße in der gesetzten Zeit nachweislich abgestellt sind. Während der Aussetzung darf das Unternehmen nicht mit dem Zertifikat werben.
7.3 Zurückziehen des Zertifikates
Kommt die Organisation trotz Aufforderung der d‘accord GmbH ihren Verpflichtungen nicht nach, so wird die d‘accord GmbH als Sanktion gegen diesen Vertragsbruch das Zertifikat entziehen. Weiter Gründe für den Entzug eines Zertifikates können sein
das Überwachungsaudit ergibt, dass wesentliche Anforderungen, die an das Management gestellt werden, nicht mehr erfüllt sind und in absehbarer Zeit nicht mehr erfüllt werden können,
die Organisation bietet die Dienstleistung für einen längeren Zeitraum nicht mehr an,
die Organisation kommt ihren finanziellen Verpflichtungen der d‘accord GmbH gegenüber nicht nach, soweit sie in Zusammenhang mit der Zertifizierung ihres Managementsystems stehen,
es liegen sonstige Verletzungen der Bedingungen des Zertifizierungsvertrages vor.
Der Auftraggeber wird über den Einzug schriftlich informiert. Er kann geben den Einzug des Zertifikates Beschwerde einlegen. In Abhängigkeit von den Gründen für den Entzug wird die d’accord GmbH auch das Vertragsverhältnis beenden und das Zertifikat aufheben. Das Zertifikat ist zurückzugeben.
Nach Zurückziehen oder Aussetzen der Zertifizierung ist Verwendung des Zertifizierungszeichens unzulässig.